Excel är nästan gratis, PIM-system kostar pengar. Varför slösa pengar på PIM-system, det borde väl gå lika bra med Excel? Så Excel får agera PIM-system när övetron på Excel blir för stor.
Förseningar och tidsödande uppdateringar blir resultatet. Det är dolda kostnader eftersom det inte kommer någon faktura på internt slöseri. Det blir en del av vardagen att det gnisslar i maskineriet. Ekonomichefen är nöjd som slipper en extern kostnad och VD får verkligen känna sig som Chef när kollegor pressas på varför priser och hemsida ständigt släpar efter. Men börja räkna på vad det kostar, egentligen. Här får du några exempel där PIM slår Excel med hästlängder.
Prisuppdateringar
Vi tar ett räkneexempel. Ni säljer för 1 miljon i månaden, varuinköpen kostar 0.7 miljoner. Mellan två jämförelsedagar har inköpskostnaden ökat med 5% på grund av prishöjningar, transportkostnader, valutakurser med mera. Det motsvarar 35.000 i månaden i ökade kostnader. Om kostnaderna sjunker måste du ligga steget före dina konkurrenter för att utnyttja en potentiell konkurrensfördel.
Om uppdatering av priser i affärssystemet och i webbshopen dröjer mer än några dagar så är PIM-systemet mer eller mindre betalt, bara ur dessa aspekter. Med ETL + PIM + API kan hela processen automatiseras så att du alltid ligger rätt i pris, steget före dina konkurrenter som lever kvar i sin fantasivärld om att Excel funkar fint som PIM-system.
Time to market
Vad kostar förlust i time-to-market när nya produkter dröjer att få ut i säljkanalerna? Det behövs inte många order som du aldrig fick för att ett PIM-system skall löna sig. Medan du väntar på att din Excel-guru skall ha tid att processa data eller fixa buggar köper kunderna av någon annan. Är Excel den enda anledningen till att det går trögt med produktlanseringar så är inte Excel billigt längre.
Med ett PIM-system kan flera arbeta med produktinformationen smidigt och kvalitetssäkrat och snabbt publicera informationen.
Produktträd
Om du får information om produktgrupper från dina leverantörer kommer det oftast som en så kallad parent-child-tabell. Men för att få överblick och, i de flesta fall, för att kunna importera till din webbshop, så behöver du en trädstruktur. Det finns ingen funktion för detta i Excel utan det blir att programmera.
Fråga ChatGBT följande: "How to convert a parent-child table to tree structure."
Ett PIM-system importerar parent-child och konverterar till produktgruppsträd utan att skriva formler och skript.
Nya och utgående artiklar
Du får en ny prislista från din leverantör. Flera nya artiklar har tillkommit och flera, som fanns i förra prislistan, finns inte med längre för de har helt enkelt utgått. Du vill ta bort dessa artiklar från webbshopen. Men i affärssystemet måste eller vill du kvar artiklar, men markera som utgångna. Säljteamet vill ha en lista på nya och utgångna artiklar direkt. Lagret behöver kanske någon instruktion också. Hur gör du det i Excel?
I PIM-systemet importerar du bara den nya prislistan, sätter datum för import och filtrerar sedan produkter med datum som filter. Sedan kan du massuppdatera gamla, nya och oförändrade artiklar med lämpliga flaggor, skriva ut rapporter och vad du nu vill, utan att skriva en enda rad kod eller formler. Visst kan du göra det i Excel, men det är svårare och troligen är det bara en eller ett fåtal personer som behärskar det.
Artikelnummer
Om du vill skapa egna artikelnummer så behöver dessa kopplas till leverantörens artikelnummer. För det behövs en liten algoritm och en databas. Försök inte detta i Excel, tappar du synk är det en katastrof. Det är därför som artikelnummer ofta är väldigt ologiska och svåra att hantera då de bygger på formler enbart och inte relationer.
Röriga och svårtolkade artikelnummer har alltid ett pris. Feltolkningar, förväxlingar och felplock kan orsakas av ostrukturerade artikelnummer. Om inte annat ser det inte så professionellt ut med röriga artikelnummer.
Med en ETL-process kopplat till PIM kan du skapa en stabil databas med dina egna, snygga och hanterbara artikelnummer.
Sales Layer PIM-system är bättre än Excel
I varje fall som produktdatabas. Men fortsätt att använda Excel som informationsbärare och för djupanalyser. Som det var tänkt.