För effektiv lagerhantering, orderhantering och produktspårning är valet av artikelnummer av yttersta vikt. I det här inlägget kommer vi att utforska tre olika alternativ för skapa artikelnummer: informativa, icke-informativa och hybridlösningar.
1. Informativa artikelnummer
Informativa artikelnummer är uppbyggda med hänsyn till information om produkten själv. Det kan inkludera detaljer som produktfamilj, produkttyp, variant och andra relevanta variabler. Dessa nummer ger inte bara unik identifiering utan också värdefull insikt om produkten direkt från numret. Detta kan vara en stor fördel då personal och kunder både kan identifiera en produkt med utgångspunkt i artikelnumret och även lista ut artikelnummer med ledning av produktbeskrivning.
Intelligenta artikelnummer ställer dock väldigt stora krav på hur systemet utformas. Det måste utformas så att det är framtidssäkert och begripligt. För att hanteringen av informativa delnummer skall fungera på bästa möjliga sätt, kan företaget behöva en specialist eller team som ansvarar för konstruktion och underhåll. Därmed kan en enda person eller grupp bli en flaskhals då upprättande av ett nytt artikelnummer kan kräva tid och diskussion. Informativa artikelnummer har en tendens att bli långa och inte sällan alfanumeriska. Detta försvårar kommunikation och manuell hantering med tangentbord.
För att alla i organisationen som arbetar med produktinformation krävs utbildning.
2. Icke-informativa artikelnummer
Nummerserier är en traditionell metod där varje produkt tilldelas ett unikt nummer i ordning. Detta förenklar spårbarheten och underlättar i många sammanhang. Uppläggningen av nya artikelnummer går snabbt och det krävs minimalt med styrning och utbildning.
En stor fördel är att utskrifter blir enhetliga, inmatning av order går snabbt och nummer kan hållas korta.
Med hjälp av skiljetecken blir verbal kommunikation enklare. Betrakta som exempel artikelnumret 1288-47. Vid verbal kommunikation läses det ”tolv-åttioåtta-streck-fyrtiosju”. Enkelt och tydligt. Som ren nummerserie ryms 1 miljon artikelnummer i detta exempel, 0000-00 till 9999-99.
Nackdelen är givetvis att det inte går att få någon information alls om artikeln. Men behövs det verkligen?
3. Hybridlösningar
Ibland är det bästa av två världar det mest optimala för ditt artiklelregister. Hybridlösningar kombinerar fördelarna med både intelligenta och nummerseriebaserade system. Det ger viss produktinformation samtidigt som det upprätthåller en enkel sekvens. Variationerna är stora. Man kan till exempel låta en del av artikelnumret symbolisera artikelgrupp, leverantör, material och så vidare. Men även här finns risken att man hamnar i begränsningar och feltolkningar. Vad händer om man byter leverantör eller om man vill organisera om sina produktgrupper?
En variant av hybridlösning är att använda leverantörens artikelnummer, kanske i kombination med en kod för leverantör, artikelgrupp eller liknande.
SSOT - ett måste
SSOT står för Single Source of Truth. Artikelnummer skall finnas in en databas som skall vara den enda originalkällan för artikelnummer och deras koppling till andra system. Artikelnummersättningen måste göras med en stabil process. Förloras kopplingen till lager, underleverantörer och strukturer kan det bli mycket dyrt att återskapa. Det betyder i praktiken att Excel inte duger och att många därför inte väljer det mest optimala formatet.
Vilket alternativ är bäst för dig?
Valet mellan informativa, icke-informativa eller hybridlösningar för att skapa artiklelnummer beror på ditt företags behov och struktur. En noggrann utvärdering av din verksamhet och dess krav är avgörande för att fatta det bästa beslutet.
Tillverkande företag
Informativa artikelnummer är definitivt värda att överväga. Systemet kan utformas så att det är framtidssäkert och direkt kopplat till konstruktionsavdelningen. Artikelnumret behöver inte bli beroende av underleverantörers artikelnummer för ingående komponenter.
Ett artikelnummer kan bli ett helt ”recept” på produkten. SSOT blir troligen ERP-systemet, kanske med koppling till konstruktionsavdelningens verkyg.
Men icke-informativa eller hybridlösningar kan övervägas även för tillverkande företag.
Handelsföretag
För företag som köper varor för vidareförsäljning är det klokt att överväga icke-informativa artikelnummer. Det verkar dock vanligt med försök att utforma system med informativa artikelnummer, vilket som sagt kan blir dyrt att utveckla och underhålla.
Hybridvarianter är nog också vanliga och då ofta baserat på leverantörernas artikelnummer. För att unvika dubletter måste man normalt lägga till någon information. Kanske köper man av en grossist som i sin tur använder tillverkarens artikelnummer med ett tillägg. Sådana artikelnummer blir ofta långa, svårtolkade och aldrig enhetliga eller lätthanterade.
Icke-informativa artikelnummer har stora fördelar för handelsföretag. Det blir oberoende av leverantör, kunskapsnivå hos medarbetare och man kommer ifrån komplicerat underhåll.
Ett problem med att skapa icke-informativa artikelnummer och koppla dessa till leverantörens artikelnummer är att det behövs någon form av process och databas som SSOT.
Med en ETL-process är det relativt enkelt att skapa egna artikelnummer som kopplas till leverantörens artikelnummer och identitet. Informationen lagras i en databas som då utgör en pålitlig SSOT för företagets artikelnummer.