Microsoft Excel är ett mångsidigt kalkylprogram med breda användningsområden som de flesta känner till och använder. Men är Excel ett hanteringssystem som företag bör använda för att skapa och förädla produktinformation?
Här är sex anledningar till att Excel som produktdatabas kan leda till omfattande slöseri med tid och pengar och varför PIM-system är så mycket bättre.
1. Ingen versionskontroll
Om du använder Excel som databas riskerar du att arbeta med felaktig information och slösa tid. Det skapas lätt flera versioner med motstridiga eller föråldrade data att hantera. Du har varit med om det, eller hur?
2. Hantering av stora datamängder kan leda till haveri
Excel är bra för att organisera data upp till en viss storlek. Men ett vanligt, känt problem är att svarstiden vanligtvis blir mycket lång när du har nått programmets övre datagräns. Programfel och programkrascher är nästan oundvikliga när filstorlekarna växer.
3. Inte optimalt att redigeras av flera personer samtidigt
Även om nyare versioner av Excel och Office365 möjliggör att mer arbete görs on-line så är det inte en garanti för att inte uppstår olika versioner och konfliktkopior. Alltid är det någon som arbetar i lokala kopior eller ”sparar som”. OneDrive synkronisering är inte omedelbar och innebär att olika versioner av arbetsboken skall sammanfogas. Excel är helt enkelt svårt att arbeta i team-baserat och samtidigt utan att det uppstår problem.
4. Filtrering och sökning av data är begränsad
Att hitta de data du behöver i Excel är begränsat till sökning med Control+F och kolumnfilter. Denna sökmetod kan vara hanterbar för dem som är väl förtrogna med Excel.
Med en robust sökfunktion som erbjuder flera olika sätt att hitta information håller PIM-programvaran dina data organiserade och lättillgängliga med bara några få klick. Sökning, analys av information och massuppdateringar är inbyggda funktioner i PIM-systemet som är lätta att använda.
5. Excel kan inte hantera visuellt innehåll
Företag som försöker använda Excel som en databas kämpar ofta med kopplingen mellan textbaserad information och visuella medier. Excel är inte utformat för att stödja WYSIWYG HTML-redigering, högupplösta bilder och videor. Den enda kopplingspunkt du har mellan produktinformation och relaterad media är en URL. Detta leder till uppenbara problem när man hanterar produktinformation.
PIM-system lagrar textbaserad och visuell media i ett och samma gränssnitt. Vanligtvis kommer de visuella medierna via integration med ett DAM-system (Digital Asset Management), som är den centrala källan för en organisations hela bibliotek av foton, videor, illustrationer, dokument och annat marknadsföringsinnehåll.
6. Riskhantering
Du kommer inte att klara dig långt med enkla formler i Excel om den skall användas som produktdatabas. Väven av formler och kanske uppdelning i flera filer, exporter och importer, Power Query, inhämtning av tabelldata från internet och VBA-skript skapar flaskhalsar och personberoende. Risken för buggar är stor. I värsta fall blir det tvärstopp under ledigheter eller om nyckelmedarbetare slutar.
Vad är lösningen?
Lägger du databasen eller processar stora filer och komplexa kopplingar i Excel hamnar du kanske i en riktig knipa, det blir till sist Excel Hell ni fastnat i. Hundratals timmar av Excel-programmering har investerats, ändå fungerar det inte riktigt.
PIM-system och ETL-system är oftast överlägsna lösningar för att hantera och lagra stora datamängder.
