E-post - använd det smartare

En gång för länge sedan (eller kanske nyligen?) lärde vi oss affärskorrespondens i skolan och skrev brev med skrivmaskin. Det gör vi inte längre. Kommunikation i skriven form har ökat lavinartat på några årtionden och tekniken underlättar vår vardag. E-post är den viktigaste distributionsformen idag, med chat hack i häl. Men utnyttjar vi tekniken rätt? Kan vi bli effektivare med hjälp av litet eftertanke? 

Netikett - spara pengar med en policy för e-post

Det finns gott om bra tips och råd på nätet med förslag på regler, etik och praktiska råd. Använd gärna dessa för att ta fram en policy för e-post. Tre områden tycker jag är de allra viktigaste där vi kan hjälpas åt att förbättra vår netikett.

Överflödiga mejl. Låt oss backa till skrivmaskinens glansdagar för ett ögonblick. Satte du in 10 varv med karbonpapper och brevpapper, stoppade i kuvert och skickade iväg för varje brev du skrev? Nej, men varför gör du det nu då? Att man kan göra något betyder inte att man skall göra det.

Varje mejl som dimper ned i någons inkorg skall hanteras och det tar tid. Utnyttja potentialen i CRM-system och mejl-server, dra ner på kopiorna. Förutsätt att externa mottagare kommit vidare i sin IT-mognad sedan 1992 med CRM och inte behöver kopior på dina mejl. Skicka enbart till den som berörs eller till anvisad delad brevlåda. Telefonen är för övrigt fortfarande ett väldigt bra verkyg. Våga lyfta luren!

Sprida och skicka vidare personliga mejl. Mejl som du tar emot av någon är till dig, ingen annan. Vi måste kunna lita på varandra och känna oss trygga i att skicka meddelanden utan att riskera att information sprids eller missbrukas, om än oavsiktligt. Tänk dig för innan du delar och skickar vidare. Inkludera en disclaimer i signaturen om spridningsförbud och respekera de du får.

Inga svar på relevanta mejl. Svara alltid på mejl. Tacka för offerten, återgälda en personlig julhälsning, besvara en inbjudan, tacka vänligt nej till erbjudanden som inte är intressanta, tacka för goda råd, ge återkoppling. Enda undantagen är massutskick, ren skräppost och något mejl i en mejltråd måste ju vara det sista.

Om du minskar mängden onödiga mejl med hjälp av en bra policy för e-post så hinner du vara artig och professionell. 

Om du inte svarar på mejl så ökar risken för påminnelser med åtföljande (skvaller)kopior till kollegor och chefer. Det som kunde stannat vid två mejl växer snabbt till en lavin av mejl, ett enormt slöseri.

GDPR 

När du skickar och tar emot e-post så måste du ta hänsyn till gällande lagstiftning. Dataskyddsförordningen gäller för e-post, precis som för all annan personuppgiftsbehandling. Så fort du tar emot ett mejl eller skickar ett så måste avsändare och mottagare upplysas om hur personuppgifter hanteras och du måste ha ett system för att lagra och hantera uppgifterna korrekt. 

De flesta har väl ett CRM- eller ärendehanteringssystem som hanterar detta, men se till att det är konfigurerat korrekt. Har du inget, skaffa det! Outlook och hopkok med Excel kan aldrig ersätta ett bra CRM-system. 

Du kan läsa mer på IMY-s hemsida: https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/informationssakerhet/personuppgifter-i-e-post/ 

Varumärke och marknadsföring 

När vi skrev brev med skrivmaskin lade vi stor vikt vid ett gott intryck. Logo i rätt storlek och position. Företagets kontaktinformation tydlig och komplett. Snyggt och prydligt disponerat enligt läroboken. Fint brevpapper. Kuvert med logo och avsändaradress.  Det finns till och med en DIN-standard för affärsbrev. (DIN5008)

Ett exempel: Hur många mejl har du fått och skickat där inte ens ditt eller avsändarens telefonnummer finns med? Så om någon vill ringa tillbaka i stället för ett mejla (ofta en väldigt bra idé) så skall telefonnumret letas upp på något sätt. Eller så blir det en mejl till i tsunamin av mejl. Slöseri med resurser och dolda kostnader! 

Ditt företags varumärke speglas lika mycket i din e-post som det maskinskrivna brevet på linnepressade och vattenstämplade brevpapper en gång gjorde. 

Att låta marknadsavdelningen ta kontroll över signaturerna i e-posten är en god idé. Det säkrar att den grafiska profilen inte förvanskas och ger möjligheter att bygga kampanjer mycket enkelt och effektivt.

Tror du att varumärkesbygge är dyrt, onödigt och bara för de största företagen (ja, jag har hört det), så tänk om.  Med enhetliga signaturer, enhetligt typsnitt och en grundläggande policy för e-post så har du en helt gratis kanal i varumärkesbyggandet. 

Vad göra?

Med en uppsättning signaturer i CodeTwo i kombination med att alla ställer in rätt typsnitt i Outlook har du säkrat att den grafiska profilen inte förvanskas. Länka till din personuppgiftspolicy och passa på att nyttja signaturen för marknadsföring och annan information. 

Med CodeTwo kan du koppla på reklambanners, kundundersäkningar, texter och grafik till transaktionsmeddelanden som ordererkännanden från affärssystem och webbshop, utöver signaturer i Outlook.

Skapa en policy för e-post och implementera den, se till att den följs.

Det var inte bättre förr, men om vi kan ta med oss lite av gamla, goda tankar in i vår tid så blir det riktigt bra.

Så här kan det se ut:

Bästa hälsningar,

Testa CodeTwo genom att skicka ett mejl till [email protected]